Dicas para quem pretende realizar Eventos

Se você está iniciando ou já está trilhando a carreira de produtor de eventos, aqui vão umas dicas para facilitar sua jornada:

Em primeiro lugar, fique certo que você, produtor, é a “cortina” que abre a arte para o público. Em segundo, perceba qual é seu público alvo: idade, gostos afins (tipo de música, consumidor adequado ao patrocinador, etc), e somente depois dessa análise escolha, com muito cuidado, local, data e hora para a realização do seu evento. Pense bem: você, produtor, é responsável pelo entretenimento e a segurança física e moral do seu público, dos artistas participantes do seu Evento e da sua equipe.

É importantíssimo o cuidado com a escolha do local. São inúmeros os itens que envolvem esta escolha:

• segurança
• saídas em casos de emergência
• transportes para o público
• estacionamento
• sinalização
• condições para a instalação da praça de alimentação
• higiene
• apoio médico
• hospedagem dos artistas
• hospedagem da equipe de produção
• transportes para artistas e para a equipe de produção
• alimentação etc. (nesse “etc.” pense em tudo - camarins (completo), banheiros, áreas destinadas a convidados especiais, cerimonial, ...)

Quanto a data e a hora, pense em questões como:

• Tem feriados e datas que possam impedir seu público de comparecer (dia das mães, dos pais, da criança, páscoa, etc.)? Fique atento: cada aniversário de Cidade ou dia de Santo Padroeiro no Brasil é feriado...
• Cuidado com os horários de rush.
• Observe as questões climáticas da localidade do seu Evento. Por exemplo: é comum chover “muito” no Rio de Janeiro em janeiro - assim, programe-se para mudanças de datas em situações “catastróficas” (enchentes, etc.) - você pode não querer acreditar, mas elas acontecem com uma certa freqüência, e dão um prejuízo absurdo...

Depois de determinar o público alvo, o local, a data e o horário do seu evento, procure a(s) Secretaria(s) Municipal(ais) de Cultura e/ou Turismo do Município escolhido para o seu evento. É através delas que você vai conseguir as autorizações e apoios para a realização de tudo:

• em primeiro lugar, a autorização formal para a realização do evento
• locação do espaço público ( caso seja necessário)
• segurança
• questões de acesso, estacionamento e mudanças no trânsito, quando necessárias
• apoio médico
• bombeiros
• legalização para divulgação pública
• autorizações para: locação de banheiros químicos, praças de alimentação, recolhimento de lixo pós evento (importantíssimo), praça de feiras de artesanato, etc.
• impostos etc.

Atenção: Se esta não é a sua “Praça”, é recomendável escolher um bom produtor local para lhe ajudar no seu trabalho - eles sabem melhor do que ninguém os entraves e as soluções dos inúmeros detalhes de cada produção de sua região.